Laufende Kosten einer GmbH pro Jahr
Die Gründung kostet einmalig 700 – 2 500 €. Der größere Posten kommt erst danach: die laufenden Kosten pro Jahr. Dieser Ratgeber zeigt alle Posten realistisch — und wo Sie sparen können, ohne Risiken einzugehen.
Zum RechnerÜbersicht: typische laufende Kosten einer kleinen GmbH
| Posten | Jahresbetrag (Solo-GmbH) |
|---|---|
| Buchhaltung + USt-VA | 1 500 – 2 500 € (STB) / 400 – 800 € (Online-Tool) |
| Jahresabschluss + Steuererklärungen | 800 – 1 500 € |
| IHK-Mitgliedsbeitrag | 200 – 600 € (oft Gründungsjahr beitragsfrei) |
| Bank-Kontoführung | 0 – 360 € |
| Lohnabrechnung pro Mitarbeiter (extern) | 30 – 50 € / Mitarbeiter / Monat |
| Geschäftsführer-Haftpflicht (D&O) | 200 – 500 € (optional) |
| Realistische Bandbreite | 2 500 – 4 500 € pro Jahr |
Buchhaltung: drei Wege im Vergleich
1. DIY mit Buchhaltungs-Software (~ 360 € / Jahr)
Tools wie sevdesk, Lexware Office oder Buchhaltungsbutler. Sie machen die Belegerfassung selbst, das Tool generiert USt-VA und Jahresabschluss.
- + Sehr günstig (~30 €/Monat)
- + Volle Kontrolle
- − Zeitaufwand 4 – 8 Stunden / Monat
- − Risiko bei Fehlern (Steuerschulden, Mahnungen)
- − Jahresabschluss-Plausibilität durch STB empfohlen → +500 €
2. Online-Tool mit Steuerberater-Anbindung (~ 1 200 € / Jahr)
Anbieter wie Kontist (Buchhaltungsservice), Sevdesk + STB, oder Holvi mit Buchhaltungs-Add-on. Sie erfassen Belege, ein STB übernimmt USt-VA und Jahresabschluss.
- + Mittelweg zwischen DIY und Voll-STB
- + Geringer Zeitaufwand (~2h/Monat)
- + STB haftet für korrekte Abgaben
- − Weniger flexibel als persönlicher STB
3. Voll-Steuerberater (~ 3 500 € / Jahr)
Klassisches Modell: Sie geben dem STB einmal im Monat Belege, er macht alles (Buchhaltung, USt-VA, Jahresabschluss, Steuererklärungen, Lohnabrechnung).
- + Maximale Sicherheit, voll betreut
- + Persönliche Beratung bei steuerlichen Fragen
- + Lohnabrechnung inklusive (oft +30 €/Mt./Mitarbeiter)
- − Teuer, vor allem bei wenig Bewegung
Faustregel zur Wahl
- < 50 Belege/Monat, einfache Struktur: DIY mit Tool + STB-Plausibilität für Jahresabschluss
- 50 – 200 Belege/Monat, Mitarbeiter: Online-Tool mit STB-Anbindung
- 200+ Belege, mehrere Mitarbeiter, internationaler Vertrieb:Voll-STB
IHK-Beitrag — was Gründer übersehen
Im Gründungsjahr sind UGs/GmbHs oft beitragsfrei (wenn Gewinn unter 5 200 €). In den Folgejahren wird der IHK-Beitrag nach Gewerbeertrag bemessen — typische Bandbreite 200 – 600 € für kleine Unternehmen, 600 – 2 000 € für mittlere.
Wichtig: der IHK-Beitrag ist Pflichtmitgliedschaft. Sie können sich nicht abmelden.
Bank-Kontoführung — der unterschätzte Posten
Klassische Banken (Sparkasse, Volksbank, Commerzbank) berechnen für Geschäftskonten typisch 15 – 50 € pro Monat — also 180 – 600 € pro Jahr. Online-Banken (Kontist, Holvi, Penta, Qonto) sind oft kostenlos oder kosten nur 5 – 15 €/Monat.
Wechsel des Geschäftskontos ist während des laufenden Betriebs eher mühsam (alle Verträge, Lastschriften umstellen) — beim Setup direkt richtig wählen lohnt sich.
Versicherungen (optional aber sinnvoll)
- Berufshaftpflicht: 300 – 1 200 € / Jahr (branchenabhängig)
- D&O (Geschäftsführer-Haftpflicht): 200 – 500 € / Jahr — schützt das Privatvermögen des Geschäftsführers vor persönlicher Haftung
- Cyber-Versicherung: 300 – 1 000 € / Jahr (relevant für datenverarbeitende Unternehmen)
Zusammenfassung
Eine kleine UG/GmbH ohne Mitarbeiter mit DIY-Buchhaltung kommt auf ~ 1 500 € / Jahr (sehr schlanker Setup). Eine GmbH mit Voll-STB und 2 Mitarbeitern liegt bei ~ 5 500 – 7 000 € / Jahr.
Über 5 Jahre kommen damit 7 500 – 35 000 € an laufenden Kosten zusammen — mehr als die Gründungskosten und das Stammkapital zusammen. Daher: bei der Wahl des Buchhaltungs-Modells nicht vorschnell entscheiden.